Bir terapi merkezinde danışanla ilgili ilk düzenli kayıt, danışan kayıt formuyla başlar. İyi hazırlanmış bir form, ilk görüşmeyi kısaltır, terapistin değerlendirmeye hazırlıklı girmesini sağlar ve ileride "bu bilgiyi nereye yazmıştık?" sorusunu ortadan kaldırır. Bu yazıda danışan kayıt formu ile anamnez formu arasındaki farkı, formda bulunması gereken alanları ve dikkat etmeniz gereken mevzuat noktalarını anlatıyor, sonunda da uyarlayabileceğiniz bir şablon paylaşıyoruz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Kayıt düzeninizi kurarken bağlı olduğunuz kurumun güncel mevzuatını kontrol etmenizi ve kişisel verilerle ilgili konularda bir uzmana danışmanızı öneririz.
Danışan kayıt formu nedir?
Danışan kayıt formu; danışanın kimlik ve iletişim bilgilerini, başvuru nedenini, kimin yönlendirdiğini ve merkezle olan idari ilişkisini (seans düzeni, ödeme bilgisi gibi) kayıt altına alan belgedir. Merkezin "dosya kapağı" gibi düşünebilirsiniz.
Anamnez formu nedir, kayıt formundan farkı ne?
Anamnez, danışanın veya ailesinin anlattıklarına dayanarak çıkarılan geçmiş öyküdür. Anamnez formu; doğum öyküsü, gelişim basamakları, sağlık geçmişi, aile öyküsü, günlük yaşam ve okul bilgisi gibi konuları kapsar. Kayıt formu "kim, ne zaman, neden geldi?" sorusuna, anamnez formu ise "bugüne kadar neler yaşandı?" sorusuna cevap verir.
Pratikte birçok merkez ikisini tek belgede birleştirir. Bu da mümkündür. Ancak idari bilgiler ile sağlık geçmişini ayrı bölümlerde tutmak, kimin hangi bilgiye erişeceğini ayarlamayı kolaylaştırır. Örneğin sekreterin ödeme bilgisine, terapistin ise anamnez bilgisine ulaşması yeterli olabilir.
Mevzuat açısından dikkat edilmesi gerekenler
Sağlık meslek hizmet birimleri
29 Mart 2025 tarihli Sağlık Meslek Mensuplarının Serbest Meslek İcrası Hakkında Yönetmelik, kendi adına birim açan fizyoterapist, ergoterapist, dil ve konuşma terapisti gibi meslek mensupları için kayıtla ilgili şu kuralları koyar:
- Hekim tarafından tanısı konulan hasta bireyler; tanısı konulmuş, tedavi planı veya reçetesi düzenlenmiş olarak birime başvurur.
- Hasta başvurduğunda kimliği doğrulandıktan sonra sisteme kaydı yapılır.
- Hastalara ait veriler ile hekimin düzenlediği reçete veya tedavi planı elektronik ortamda kaydedilir. Bu kayıt ve arşivleme için Sağlık Bakanlığının kayıt tescil sisteminde kayıtlı bir sağlık bilgi yönetim sistemi kullanılması zorunludur.
- Sunulan tüm hizmetler kayıt altına alınır ve saklanır. Hasta talep ederse kayıtlar hasta veya kanuni temsilcisiyle paylaşılır.
Bu nedenle kayıt formunuzda yönlendiren hekim ve tedavi planı bilgisine mutlaka yer vermeniz gerekir.
Özel eğitim ve rehabilitasyon merkezleri
Millî Eğitim Bakanlığı Özel Eğitim Kurumları Yönetmeliğine göre merkeze kayıt sırasında bireyden veya velisinden T.C. kimlik numarası, rehberlik ve araştırma merkezinin verdiği Özel Eğitim Değerlendirme Kurulu raporu ve eğitim planı, varsa önceki eğitimine ait gelişim ve bireyselleştirilmiş eğitim programı dosyası ile iki adet fotoğraf istenir. Aynı yönetmelik, bireyin dosyasında aile görüşme formu ve kaba değerlendirme formu gibi belgelerin bulunmasını da öngörür.
Kişisel verilerin korunması
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasını ister. Sağlık bilgileri ise kanuna göre özel nitelikli kişisel veridir. Bu iki kural, form tasarımında şu anlama gelir:
- Yalnızca hizmet için gerçekten gerekli olan bilgileri sorun. "Belki lazım olur" diye eklenen alanlar risk yaratır.
- Formu doldururken danışana veya veliye kanunun 10. maddesine uygun bir aydınlatma metni sunun.
- Doldurulmuş formları yetkisiz kişilerin erişemeyeceği şekilde saklayın.
Danışan kayıt formunda bulunması gereken alanlar
1. Kimlik ve iletişim bilgileri
- Danışanın adı soyadı
- T.C. kimlik numarası (mevzuat veya hizmet gerektiriyorsa)
- Doğum tarihi ve cinsiyeti
- Adres ve telefon
- 18 yaş altı danışanlar için veli veya vasinin adı soyadı, yakınlığı ve iletişim bilgileri
- Acil durumda aranacak kişi
2. Başvuru bilgileri
- Başvuru tarihi
- Başvuru nedeni (danışanın veya ailenin kendi ifadesiyle)
- Merkeze nasıl ulaştığı
- Yönlendiren hekim veya kurum
- Varsa tanı, tedavi planı, reçete ya da rehberlik ve araştırma merkezi raporu bilgisi
- Daha önce aldığı terapi veya eğitim hizmetleri
3. Hizmet ve seans bilgileri
- Alınacak hizmet türü (ergoterapi, fizyoterapi, dil ve konuşma terapisi, özel eğitim)
- Sorumlu terapist
- Planlanan seans sıklığı ve süresi
- Paket veya seans sayısı bilgisi
- Uygun gün ve saatler
4. İdari bilgiler
- Ödeme şekli ve fatura bilgileri
- İletişim tercihi (telefon, mesaj)
- İmzalanan belgeler: aydınlatılmış onam formu, kişisel veriler aydınlatma metni, varsa açık rıza metni
Anamnez formunda bulunması gereken alanlar
Anamnez alanları hizmet türüne göre değişir. Çocuklarla çalışan merkezler için yaygın başlıklar şunlardır:
- Doğum öncesi ve doğum öyküsü: Gebelik süresi, doğum şekli, doğum sonrası dikkat çeken durumlar
- Gelişim basamakları: Baş tutma, oturma, yürüme, ilk kelimeler, tuvalet eğitimi
- Sağlık geçmişi: Geçirilen hastalıklar, ameliyatlar, düzenli kullanılan ilaçlar, alerjiler, işitme ve görme kontrolleri
- Duyusal ve motor özellikler: Dokunma, ses, hareket gibi uyaranlara tepkiler, ince ve kaba motor beceriler
- Dil ve iletişim: Anlama, kendini ifade etme, konuşmanın anlaşılırlığı
- Günlük yaşam becerileri: Beslenme, uyku, giyinme, öz bakım
- Okul ve sosyal yaşam: Okul veya kreş durumu, akran ilişkileri, öğretmen gözlemleri
- Aile öyküsü: Ailede benzer güçlükler, evde konuşulan diller, ailenin beklentileri
Yetişkin danışanlarla çalışan fizyoterapi merkezlerinde ise şikâyetin başlangıcı, ağrının yeri ve şiddeti, mesleği ve günlük aktiviteleri, önceki tedaviler ve hekim önerileri öne çıkar.
Örnek danışan kayıt ve anamnez formu şablonu
Aşağıdaki şablon genel bir örnektir. Merkezinizin hizmetlerine göre alan ekleyip çıkarabilirsiniz.
[MERKEZ / BİRİM ADI] DANIŞAN KAYIT VE ANAMNEZ FORMU
A. Kimlik ve iletişim Danışanın adı soyadı: ..................... Doğum tarihi: .................. Veli / vasi adı soyadı ve yakınlığı: ..................... Telefon: ..................... Adres: ..................... Acil durumda aranacak kişi ve telefonu: .....................
B. Başvuru Başvuru tarihi: .................. Başvuru nedeni: ............................................ Yönlendiren hekim / kurum: ..................... Tanı, tedavi planı veya rapor bilgisi: ..................... Daha önce alınan terapi ve eğitimler: .....................
C. Hizmet planı Hizmet türü: ..................... Sorumlu terapist: ..................... Planlanan seans sıklığı: ..................... Uygun gün ve saatler: .....................
D. Anamnez Doğum öyküsü: ............................................ Gelişim basamakları: ............................................ Sağlık geçmişi, ilaçlar, alerjiler: ............................................ Dil ve iletişim: ............................................ Günlük yaşam becerileri: ............................................ Okul ve sosyal yaşam: ............................................ Ailenin beklentileri: ............................................
E. Belgeler ☐ Aydınlatılmış onam formu imzalandı ☐ Kişisel veriler aydınlatma metni verildi ☐ Gerekiyorsa açık rıza metni imzalandı
Formu dolduran: ..................... Tarih: .................. İmza: ..................
Sıkça sorulan sorular
Danışan kayıt formu ile anamnez formu ayrı mı olmalı?
Zorunlu değildir. Ancak idari bilgiler ile sağlık geçmişini ayrı bölümlerde tutmak, erişim yetkilerini düzenlemeyi ve gereksiz veri paylaşımını önlemeyi kolaylaştırır.
Kayıt formunu kâğıt üzerinde tutmak yeterli mi?
Bu, merkezinizin bağlı olduğu mevzuata göre değişir. Örneğin Sağlık Meslek Mensuplarının Serbest Meslek İcrası Hakkında Yönetmelik, hasta verilerinin elektronik ortamda ve Bakanlığın kayıt tescil sisteminde kayıtlı bir sağlık bilgi yönetim sistemiyle kaydedilmesini zorunlu tutar. Kendi durumunuzu bağlı olduğunuz müdürlüğe danışın.
Formda T.C. kimlik numarası istemek gerekli mi?
Özel eğitim ve rehabilitasyon merkezlerinde kayıt için Millî Eğitim Bakanlığı mevzuatı T.C. kimlik numarası ister. Diğer hizmetlerde, bilginin gerçekten gerekli olup olmadığını değerlendirip gereksiz veri toplamaktan kaçının.
Anamnez bilgileri ne zaman güncellenmeli?
Danışanın durumunda önemli bir değişiklik olduğunda, yeni bir tanı veya rapor geldiğinde ve belirli aralıklarla yapılan yeniden değerlendirmelerde güncellemek iyi bir uygulamadır.
Danışan bilgilerini tek yerde toplayın: Anaduyu MYS
Kayıt formunu doldurmak ilk adımdır. Sonrasında seans planı, yapılan ve kalan seanslar, terapistlerin takvimi ve ay sonu hesapları gelir. Anaduyu MYS; danışan ve seans takibini, terapist takvimini, her danışanın kalan seansını ve terapist hakediş hesabını tek uygulamada bir araya getirir. Pro ve Klinik planlarda WhatsApp seans hatırlatması ve veli onayı da kullanılabilir.
Dil ve konuşma terapisi merkezi programı ve ergoterapi merkezi programı sayfalarından ayrıntılara bakabilir, uygulamayı App Store'dan indirebilirsiniz.